Ambulante Betreuung in der Eingliederungshilfe

Ambulante Betreuungen in der Eingliederungshilfe nach SGB-IX zielen darauf, Menschen mit Behinderungen in deren eigenem Wohnumfeld zu unterstützen. Die Maßnahmen umfassen Wohnassistenz (Unterstützung bei der Haushaltsführung) und pädagogische Betreuung entsprechend der individuellen Situation des Klienten. Gesundheitliche und soziale Aspekte stehen dabei im Vordergrund, sowie Unterstützung im Umgang mit Behörden und bei finanziellen Fragen. Weitere individuelle Hilfeziele können z.B. in einer Verbesserung der Ausbildungssituation liegen, oder bei der Beschaffung und Ausübung einer angemessenen Tätigkeit. In allen Betreuungsfällen ist auch Hilfe bei der Bewältigung persönlicher Schwierigkeiten von großer Bedeutung, z.B. bei Vorliegen einer Suchtproblematik.

In der Regel handelt es sich um vollwertige sozialpädagogische Betreuungsverhältnisse. Falls die Leistungsvereinbarung mit dem Kostenträger entsprechendes vorsieht, können im weboffice.sozial aber auch niederschwellige Betreuungen im Sinne von Alltagshilfen und lebenspraktischer Beratung dokumentiert werden. Dies kann so erfolgen, dass die sozialpädagogische und niederschwellige Betreuung in einem gemeinsamen Hilfeverhältnis dokumentiert wird, wobei dann die einzelnen Tätigkeiten der einen oder anderen Kategorie zugeordnet werden. Alternativ werden beide Betreuungen in jeweils eigenständigen Hilfeverhältnissen parallel dokumentiert - dies für den Fall, dass vom Kostenträger zwei separate Anerkennungsverfahren für sozialpädagogische Betreuung und niederschwellige Alltagshilfe vorgegeben werden.

Zusammenfassend können im Rahmen der Eingliederungshilfe nach §78 und §99 SGB IX folgende ambulante Betreuungsformen im weboffice.sozial dokumentiert werden:

• Vollwertige sozialpädagogische Betreuung (dies ist der Regelfall)
• Betreuung ausschließlich durch niederschwellige Alltagshilfen, mit entsprechend niedrigerem Stundensatz
• Betreuung durch pädagogische Arbeit und Alltagshilfen, jede Tätigkeit wird entsprechend zugeordnet

Das weboffice.sozial unterstützt die Dokumentation solcher ambulanten Hilfen in vollem Umfang, unabhängig von deren fachlicher Ausrichtung. Derzeit wird die Anwendung in folgenden Bereichen erfolgreich eingesetzt: Betreuung von chronisch mehrfach behinderten, abhängigen Personen und Betreuung von Klienten mit psychischen Erkrankungen.

Die monatliche (oder ggf. quartalsweise) Abrechnung erfolgt auf Basis der bewilligten und erbrachten Fachleistungsstunden unter Berücksichtigung aller Vorgaben aus der jeweiligen individuellen Leistungsvereinbarung.

Hinweis für Niedersachsen: die ab 1. Juli 2024 gültigen Vorgaben des Landesrahmenvertrages werden vom weboffice vollumfänglich erfüllt.

Die Ausgangsrechnungen können als Buchungsstapel für die jeweils genutzte FiBu exportiert werden. Derzeit unterstützt das weboffice.sozial DATEV und TARGIS MiFiB, weitere Formate lassen sich modulweise ergänzen.

Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:

Der Aufbau der Übersicht unterscheidet sich nach der Hilfeart und gemäß der Konfiguration, die uns der jeweilige Träger vorgibt. Nachfolgend werden die wichtigsten Arbeitsbereiche vorgestellt, zu denen der Nutzer aus der Übersicht durch Klick auf die entsprechenden Link-Schaltflächen gelangt.

Voraussetzung für die ambulante Betreuung eines Klienten ist in jedem Fall die Grundanerkenntnis durch den jeweiligen Kostenträger. Für deren Beantragung ist im weboffice.sozial ein Formularsatz Anspruchsbegründende Stellungnahme verfügbar. In der Eingliederungshilfe wird diese - anders als in der Wohnungslosenhilfe - aus Sicht des Klienten erstellt. Zunächst wird die Vorgeschichte dargestellt, dann folgen fünf Abschnitte zur Beschreibung  der aktuellen Situation in den Lebensbereichen Gesundheit, Wohnen, Arbeit, Soziales und Finanzen. Abschließend wird der Hilfebedarf erläutert. Die Stellungnahme wird vom weboffice.sozial im Word-Format ausgegeben. Sie ist vielfach praxiserprobt und wird in der Regel auf Seiten des Kostenträgers problemlos akzeptiert.

Wenn in der Leistungsvereinbarung Ihres Trägers keine Anspruchsbegründung vorgesehen ist, blenden wir diese Schaltfläche in Ihrer weboffice.sozial Version aus.

Die Dokumentation des Anerkennungsverfahrens im weboffice.sozial beginnt mit dem Antrag auf Grundanerkenntnis. Eingetragen werden das Antragsdatum, der vorgesehene Bewilligungszeitraum, der beantragte Stundenumfang und weitere Eckdaten. Der Status des Verfahrens ist "beantragt", er wird erst nach Eingang des Bewilligungsbescheids auf "bewilligt" umgesetzt. Später werden Änderungsbescheide und Fortschreibungen der Grundanerkenntnis ebenso dokumentiert. Wenn Bewilligungen auslaufen bzw. abgelaufen sind, weist das weboffice.sozial mit verschiedenen Warnstufen darauf hin.

Für einen erfolgreichen Betreuungsverlauf ist eine möglichst gute Übersicht über die aktuelle Situation des Klienten von großer Bedeutung. Gesundheitliche Aspekte sind in der Eingliederungshilfe besonders wichtig, aber auch Informationen zur persönlichen Vorgeschichte und vorherigen Betreuungen, zu Ausbildungsweg und Beruf, zur sozialen und finanziellen Situation. Für eine strukturierte Erhebung dieser Angaben - deren Umfang und Detaillierung über den Anspruchsbegründenden Bericht deutlich hinausgehen - bietet das weboffice.sozial den Aufnahmebogen. Er umfasst 7 Seiten und bildet den Grundstock der Klientenakte. Häufig benötigte Daten wie Personendaten, Handynummer, Kontakte, Versicherungsnummern etc. übernimmt das weboffice.sozial automatisch in das Klientendeckblatt.

Bei ambulanten Betreuungen steht die effiziente Dokumentation aller durchführten Tätigkeiten im Zentrum der Klientendokumentation. Dies gilt insbesondere für Betreuungsverhältnisse, die mit örtlichen Kostenträgern abgerechnet werden, da hier der Nachweis aller angefallenen Fachleistungsstunden (oder: Dienstleistungsstunden) benötigt wird. Die Eingabe ist im weboffice.sozial übersichtlich und bedienerfreundlich, was eine zeitnahe Erledigung fördert. Während der Eingabe wird der Benutzer über den aktuellen Saldo aus geleisteten Betreuungsstunden und bewilligtem Betreuungsumfang informiert. Diese Saldeninformation ist bedeutsam und wird im weboffice.sozial sehr genau ermittelt: die Regelungen für Abwesenheitszeiten und Ausgleichszeiträume gemäß Leistungsvereinbarung mit dem jeweiligen Kostenträger werden in Echtzeit kalkuliert und bei der Saldenanzeige berücksichtigt.
Die dokumentierten Fachleistungsstunden können in chronologischer Zusammenstellung als Report ausgegeben werden. Dieses Reportformat dient in der Regel der hausinternen Qualitätssicherung, nur in Sonderfällen wie einer ggf. vom Sozialamt initiierten Tiefenprüfung dürfte es zur externen Weitergabe kommen. 

Die Rechnungslegung für örtlich abgerechnete Betreuungen ist im weboffice.sozial mit einem eigenen Modul an zentraler Stelle verankert. Dort lassen sich klientenbezogene Rechnungen wahlweise monats- oder quartalweise erstellen und zusammen mit den zugehörigen Leistungsnachweisen im pdf-Format ausgeben.
Der Leistungsnachweis für den Kostenträger umfasst ausführliche Kopfinformationen mit allen Vorgaben des Kostenträgers bezüglich Abrechnungsmodus, Bewilligungszeitraum, Ausgleichszeitraum, Abwesenheitszeiten etc. Das Berichtsformat Leistungsnachweis intern dient dagegen der einrichtungsinternen Übersicht und Planung. 

FiBu-Ankopplung: Ausgangsrechnungen können in dem vom Kunden benötigten Format aus dem weboffice.sozial exportiert und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Vorranging unterstützt das  DATEV im aktuellen Dateiformat EXTF-700. Für andere, weniger verbreitete FiBu-Systeme können wir das jeweils benötigte Schnittstellen-Format im weboffice bereitstellen.

Die Wichtigen aktuellen Angaben in der Klientendokumentation dienen dem schnellen Zugriff auf häufig benötigte Angaben - vor allem sind dies personenbezogene und Kontaktdaten wie Handy-Nr., Email, Anschrift, Bemerkungen zur Person, Detailangaben zur gesetzlichen Betreuung etc.
Weiterhin sind dort die wichtigen Eckdaten zur aktuellen Hilfe zu finden - also Hilfebeginn, Bewilligungsstatus, Bezugsbetreuung und Angaben zum Kostenträger. Hinzu kommen Informationen zur Einkommenssituation (Leistungsbezüge, Renten etc.), zum finanziellen Status und der Schuldensituation, sowie zur Sozial- und Krankenversicherung. 
In der Praxis viel genutzt wird ein optisch hervorgehobenes Feld "Wichtiger Hinweis", wo besondere Sachverhalte eingetragen werden können (z.B. "Diabetiker, hatte vor kurzem Schlaganfall"), was sich aber auch nützlich erweist, um im Urlaubs- und Krankheitsfall Hinweise an die vertretenden Kollegen und Kolleginnen zu übermitteln - z.B. "Anerkennung / Verlängerung / Zuständigkeit wird derzeit geprüft".

Das Klientendeckblatt ist ein pdf-Formular mit diversen Angaben zum Klienten und seiner Hilfe. Was bei den Wichtigen aktuellen Angaben eingetragen wird, übernimmt das weboffice.sozial automatisch auch in das Klientendeckblatt, sein Umfang geht aber weit darüber hinaus.
Bei ambulanten Betreuungen umfasst es neben den Personendaten Angaben zum Hilfeverhältnis, zur Wohnanschrift bzw. zum gewöhnlichen Aufenthaltsort, zum Vermieter, zum Umfang  der gesetzlichen Betreuung (betroffene Aufgabenkreise, Einwilligungsvorbehalt) auch weitere institutionelle und persönliche Kontakte des Klienten, Kontoverbindung, Krankenversicherung und verschiedene Mitgliedsnummern wie Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Krankenversicherung etc.
Wird bei Hilfebeginn ein Aufnahmebogen angelegt, überträgt das weboffice.sozial automatisch die dortigen Informationen in das Klientendeckblatt. Änderungen und Ergänzungen werden dann im Betreuungsverlauf nachgetragen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird in der Regel weiterhin eine papiergebundene Stammakte für jede Hilfe geführt. Hier kommt das Klientendeckblatt zum Einsatz. Ein Ausdruck lässt sich per Mausklick erstellen und wird bedarfsweise auch zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.

Im weboffice.sozial Dokumentenspeicher werden alle Arten von Dokumenten verwahrt, die sich auf das Hilfeverhältnis beziehen. Dies können Kopien selbst gestellter Anträge sein, Bescheide von Behörden, diverse Korrespondenz, Ausweiskopien, Erklärungen des Klienten (z.B. Einwilligung in die Datenverarbeitung, Regelungen zum Datenschutz) etc. Der weboffice.sozial-Dokumentenspeicher wird in der Praxis sehr viel genutzt - manche Träger halten gar keine papierbasierte Klientenakte mehr vor, sondern speichern hier sämtliche im Hilfeverlauf anfallenden Dokumente.

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Ein wichtiger Bestandteil der Klientendokumentation sind Einträge im Tagesjournal der Einrichtung, die sich auf den betreffenden Klienten beziehen. Alle Journaleinträge können - müssen aber nicht - einzelnen oder mehreren Klienten per Mausklick zugeordnet werden. Journaleinträge, die solch eine Referenz auf einen Klienten enthalten, erscheinen automatisch in der betreffenden Klientendokumentation. Dort können die Journaleinträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Das Tagesjournal ist also nicht nur ein effizientes, täglich vielfach genutztes Medium zur Informationsweitergabe und Nachverfolgung, es generiert als "Nebeneffekt" Einträge in den Klientendokumentationen, ohne dass dies von den Betreuern als ein extra Arbeitsschritt wahrgenommen würde. Die chronologische Zusammenstellung von Journaleinträgen für einen Klienten hat sich in der Praxis als sehr aussagekräftig bezüglich des Betreuungsverlaufs erwiesen.

Gemäß Leistungsvereinbarung wirken sich längere Abwesenheiten ("Fehlzeiten") in der Regel reduzierend auf den bewilligten Stundenumfang aus und müssen daher entsprechend dokumentiert werden. Beim Eintrag einer Fehlzeit in der Klientendokumentation kann das Rückkehrdatum ggf. offengelassen werden. Es ist ein Grund der Abwesenheit auszuwählen und optional können Bemerkungen hinzugefügt werden. Bei Klinik- und Reha-Aufenthalten können zusätzlich das Haus und Station eingetragen werden. Die kostenträger-spezifischen Modalitäten für die Abrechnung von Fehlzeiten werden im weboffice.sozial zentral hinterlegt und bei der klientenbezogenen Rechnungslegung automatisch berücksichtigt.

Der Hilfeplan setzt sich als Grundlage der systematischen Hilfeplanung auch im ambulanten Bereich immer mehr durch. Das Hilfeplan-Konzept wurde von uns kooperativ mit leitend tätigen Sozialpädagogen entwickelt. Im weboffice.sozial wird Wert die Formulierung individueller Zielsetzungen gelegt. Zugleich wird der Benutzer bei der Definition und späteren Weiterverfolgung dieser Ziele praxisgerecht unterstützt. Auch wenn in Ihren ambulant betreuenden Einrichtungen Hilfepläne noch nicht vorgeschrieben sein sollten, könnten Sie den Einsatz des weboffice.sozial Hilfeplan-Konzepts in Erwägung ziehen. Hier sind der Hilfeplan selbst und seine ggf. diversen Fortschreibungen ein lebendiges "Pflichtenheft" und zugleich "Logbuch" des Betreuungsverlaufs - ein wesentliches Element zur Qualitätssicherung in der betreuerischen Arbeit.

Nur Niedersachsen: Zur Umsetzung des reformierten Bundesteilhabegesetzes (BTHG) wurden vom niedersächsischen Sozialministerium unter dem Namen B.E.Ni (= Bedarfsermittlung Nieder­sachsen) Vorgaben zur Bedarfsermittlung und Hilfeplanung entwickelt, die ab dem Jahr 2023 für die Eingliederungshilfe verbindlich vorgeschrieben sind. Gemäß diesem Verfahren werden die Hilfeziele – formal hierarchisch gegliedert in Leitziel, Rahmenziele und Ergebnisziele – als Ergebnis der Gesamtplankonferenz unter Federführung des Leistungsträgers festgelegt . Die betreuende Einrichtung bekommt die festgelegten Hilfeziele quasi als "Arbeitsauftrag" auf einem Formularsatz F4 übermittelt. Hier trägt der Leistungserbringer für jedes der vorgegebenen Ergebnisziele seine Maßnahmenplanung ein und übergibt den vollständig ausgefüllten Bogen F4 dem Leistungsberechtigten zur Kenntnis. Wenn der Zeitraum des Verfahrens ausläuft und der Überprüfungstermin näher rückt, erstellt der Leistungserbringer einen ausführlichen Verlaufsbericht und geht detailliert auf die einzelnen Ergebnisziele ein, die in diesem Zeitraum verfolgt wurden. Diese Berichterstattung erfolgt auf dem Formularsatz F5-LE. Er wird an den Leistungsträger zu übermittelt.

Für die Bearbeitung von B.E.Ni F4 und F5-LE bietet das weboffice.sozial spezielle Dialogbereiche, die eine komfortable und rechtskonforme Bearbeitung gewährleisten.

Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial zentral hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. In der ambulant betreuenden Praxis werden ca. 40 verschiedene weboffice.sozial-Textvorlagen genutzt. Die Vorlagen können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. In der Regel erledigen wir dies ohne separate Berechnung im Rahmen des regulären Supports. Wenn ein Kunde es wünscht, kann er auch Textvorlagen eigenständig in das weboffice integrieren. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.

Auch bei ambulant betreuten Klienten der Eingliederungshilfe bieten manche Einrichtungen ihren Klienten an, für sie ein Verwahrgeldkonto zu führen. Das weboffice.sozial unterstützt die Führung solcher Verwahrgeldkonten mit einem Buchungssystem auf zwei Ebenen:
In der Klientendokumentation trägt die Bezugsbetreuung Auszahlungen von Klientengeldern ein, wobei das weboffice automatisch Quittungen ausgibt, die vom Klienten unterschrieben werden. Außerdem können dort für die betreuten Klienten individuelle Kontoauszüge im Excel- oder pdf-Format heruntergeladen werden, der in großer Schrifttype gestaltet und inhaltlich leicht verständlich sind.
Für alles, was über solche Auszahlungsvorgänge hinausgeht, also für die eigentliche Kassen- und Kontenführung, gibt es im weboffice.sozial einen eigenen, zentral angesiedelten Arbeitsbereich. Dort verbucht das zuständige, entsprechend geschulte Personal klientenbezogene Zahlungseingänge (Sozialamt, Jobcenter, Rentenkasse etc.) und alle nicht klientenbezogenen Ein- und Ausgaben wie Geldtransfer von anderen Konten, Spendengelder, Ausgaben der Einrichtung für den täglichen Bedarf usw. Der aktuelle Bestand der Barkasse sollte regelmäßig überprüft werden. Das weboffice bietet dafür komfortable Zählprotokolle an, wo der Benutzer nur die Stückzahlen der verschiedenen Banknoten und Münzen einzutragen braucht. Bei der Speicherung eines solchen Kassenbestands wird der Nutzer auch darüber informiert, ob der Bestand mit der Buchungslage übereinstimmt, oder es Abweichungen gibt.