Stationäre/teilstationäre Betreuung

Stationär betreuende Einrichtungen der Eingliederungshilfe richten sich an Menschen mit Behinderungen, für die eine ambulante Betreuung in der eigenen Wohnung nicht oder nicht mehr möglich ist. Stationäre Einrichtungen bieten betreute Wohnformen, entweder in entsprechend ausgestatteten Wohnstätten, oder in Wohngruppen als kleineren Untereinheiten. Stationär betreute Klienten haben Nutzungsrechte für ein Zimmer bzw. eine Wohnung, sie erhalten Pflege- und Betreuungsleistungen sowie Unterstützung bei der Hauswirtschaft und anderen täglichen Verrichtungen. Ziel ist es, den Klienten einen - innerhalb des betreuten Rahmens - selbstbestimmten Wohnalltag zu ermöglichen.

Bei teilstationären Angeboten wird die Betreuung von Menschen mit Behinderungen für einen bestimmten Zeitraum des Tages sichergestellt. Dabei kann es sich sowohl um heilpädagogische Fördermaßnahmen handeln, als auch um tagesstrukturierende Angebote (Tagesstätten, Werkstätten oder Förderstätten). Teilstationär betreute Klienten erhalten während des vorgesehenen Tageszeitraums pädagogische Betreuungsleistungen. Die Zielsetzungen dieser Hilfeform liegen bei der Beschaffung und Ausübung einer angemessenen Tätigkeit, Hilfen zur Teilhabe am gemeinschaftlichen und kulturellen Leben, Hilfe zu einer angemessenen Ausbildung und anderweitiger lebenspraktischer Beratung bzw. pädagogischer Betreuung.

Entsprechend der individuellen Situation des Klienten kann stationäre oder teilstationäre Betreuung erforderlich sein, es kommt aber auch eine Kombination beider Hilfen in Betracht. Es gibt Einrichtungen, die tagesstrukturierende teilstationäre Angebote durchführen, sowie Einrichtungen, die stationär betreuen. Letztere bieten für ihre Klienten in aller Regel auch teilstationäre Betreuung im Tagesverlauf an.

Rechtsgrundlage dieser Betreuungsform sind die §§ 78 und 81 des SGB-IX. Die Bewilligung ("Kostenanerkenntnis") erfolgt durch die kommunalen Leistungsträger als herangezogene Gebietskörperschaften. Zur Differenzierung zwischen stationären und teilstationären Hilfen dient der Begriff des Leistungstyps: "Wohnen" bezeichnet stationäre Betreuung, "Tagesstruktur" verweist auf teilstationäre Betreuung. Eine Bewilligung bezieht sich also entweder auf einen der beiden Leistungstypen, oder auf die Kombination beider Leistungstypen. Der Betreuungsumfang wird für beide Leistungstypen durch die Zuordnung einer Leistungsberechtigungsgruppe (LBGR) festgelegt.

Das weboffice.sozial unterstützt die Dokumentation von stationären und teilstationären Hilfen für Klienten mit psychischen Erkrankungen. Die Software wurde für diesen Einsatzbereich entwickelt. Durch eine strikt modulare Architektur sind die Voraussetzungen dafür gegeben, das weboffice.sozial technisch unaufwändig für weitere Anwendungsbereiche der Eingliederungshilfe (körperliche, geistige Behinderungen etc.) anzupassen. Unmittelbar - also ohne Programmanpassungen - können Betreuungen für Klienten mit psychischen Erkrankungen umfassend im weboffice.sozial dokumentiert werden, wie folgt:

• Anerkennungsverfahren
• Hilfebedarfsermittlung zur Strukturierung des Betreuungsbedarfs
• Gesamtplan: Hilfeplan und Fortschreibungen
• Dokumentation von Betreuungsmaßnahmen, differenziert nach Leistungstyp
• Pflegeplanung und deren Fortschreibung
• Festlegung des Pflegebedarfs mit konkreten einzelnen Pflegemaßnahmen
• Durchführungskontrolle aller Pflegemaßnahmen ("Abhaken") im Tagesverlauf 
• umfassende Medikamentenverwaltung (Medikation mit Historie, Injektionen, Bedarfsmedikamente)
• Kontrolle der Medikamentengabe ("Abhaken") im Tagesverlauf
• Protokollierung aller weiteren Maßnahmen im Gesundheitsbereich (Vitalfunktionen, Arztbesuche...)
• Klientendokumentation anhand von Einträgen aus dem Einrichtungsjournal
• Abwesenheitszeiten ("Platzgeldtage")
• Hinterlegung aller abrechnungsrelevanten Kenngrößen
• Rechnungslegung auf Monatsbasis
• Jahresübersicht als Nachweis gegenüber dem Kostenträger
• Klientenstammblatt mit einer Vielzahl klienten- und hilfebezogener Angaben
• diverse Text- und Korrespondenzvorlagen im Word-Format

Hinweis für Niedersachsen: die Vorgaben des nds. Sozialministeriums zur Bedarfsermittlung und Hilfeplanung (B.E.Ni) sind im weboffice.sozial für die Belange des Leistungserbringers vollumfänglich erfüllt. Für die Hilfeplanung (F4) und die Verlaufsdokumentation und Zielauswertung (F5-LE) stehen jeweils eigene Dialogbereiche zur Verfügung, die eine komfortable Eingabe und Reportausgabe ermöglichen.

Die Leistungsabrechnung erfolgt durch monatliche Abschlagsrechnungen gegenüber dem Kostenträger und den Klienten (anteilig Wohnen und Verpflegung). Die Ausgangsrechnungen können als Buchungsstapel für die jeweils genutzte FiBu exportiert werden. Derzeit unterstützt das weboffice.sozial DATEV und TARGIS MiFiB, weitere Formate lassen sich modulweise ergänzen. Die monatlichen Abschlagsrechnungen werden durch Jahresübersichten ergänzt, anhand derer die zum Jahreswechsel erforderliche Spitzabrechnung vorgenommen wird.

Für die stationär/teilstationäre Betreuung eines Klienten muss vom Kostenträger eine Grundanerkenntnis bewilligt werden. Die Klientendokumentation im weboffice.sozial beginnt typischerweise mit der Antragstellung durch den Klienten. Zunächst werden die Personen-Stammdaten des neuen Klienten im Gesamtbestand des Trägers recherchiert oder bei seinem erstmalige Auftreten neu erfasst. Dann wird mit wenigen Klicks eine stationäre/teilstationäre Betreuung in der Eingliederungshilfe als neues Hilfeverhältnis eröffnet.

Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:

Der Aufbau der Übersicht unterscheidet sich nach der Hilfeart und gemäß der Konfiguration, die uns der jeweilige Träger vorgibt. Nachfolgend werden die wichtigsten Arbeitsbereiche vorgestellt, zu denen der Nutzer aus der Übersicht durch Klick auf die entsprechenden Link-Schaltflächen gelangt.

Voraussetzung für die ambulante Betreuung eines Klienten ist in jedem Fall die Grundanerkenntnis durch den jeweiligen Kostenträger. Für deren Beantragung ist im weboffice.sozial ein Formularsatz Anspruchsbegründende Stellungnahme verfügbar. In der Eingliederungshilfe wird diese - anders als in der Wohnungslosenhilfe - aus Sicht des Klienten erstellt. Zunächst wird die Vorgeschichte dargestellt, dann folgen fünf Abschnitte zur Beschreibung  der aktuellen Situation in den Lebensbereichen Gesundheit, Wohnen, Arbeit, Soziales und Finanzen. Abschließend wird der Hilfebedarf erläutert. Die Stellungnahme wird vom weboffice.sozial im Word-Format ausgegeben. Sie ist vielfach praxiserprobt und wird in der Regel auf Seiten des Kostenträgers problemlos akzeptiert.

Wenn in der Leistungsvereinbarung Ihres Trägers keine Anspruchsbegründung vorgesehen ist, blenden wir diese Schaltfläche in Ihrer weboffice.sozial Version aus.

Die Dokumentation des Anerkennungsverfahrens im weboffice.sozial beginnt mit dem Antrag auf Grundanerkenntnis. Eingetragen werden das Antragsdatum, der vorgesehene Bewilligungszeitraum und weitere Eckdaten. Der Status des Verfahrens ist "beantragt", er wird erst nach Eingang des Bewilligungsbescheids auf "bewilligt" umgesetzt. Später werden ggf. Änderungsbescheide bezüglich des Leistungstyps dokumentiert, sowie Fortschreibungen der Grundanerkenntnis. Wenn Bewilligungen auslaufen bzw. abgelaufen sind, weist das weboffice.sozial mit verschiedenen Warnstufen darauf hin.

Für die Beantragung der Grundanerkenntnis ist im weboffice.sozial ein Formularsatz Ermittlung des Hilfebedarfs vorgesehen. Er adressiert psychische Erkrankungen und ist entsprechend der rechtlichen Vorgaben in drei Abschnitte gegliedert: Aspekte der Erkrankung selbst, persönliche und soziale Beziehungen, Detailaspekte zu Wohnen und Tagesstruktur. Jeder Abschnitt umfasst einen Kriterienkatalog zur Bewertung des Hilfebedarfs. Jedes Kriterium wird textlich beschrieben und auf einer Skala von 0 bis 5 quantitativ bewertet. Sind die Eingaben abgearbeitet, stehen dem Mitarbeiter zwei Ausgabeformate zur Verfügung: ein Word-Dokument, das alle erfassten Informationen strukturiert und mit Kopfinformationen versehen wiedergibt, sowie eine Excel-Tabelle, in der die vorgenommenen Einstufungen (0-5) des Hilfebedarfs zu den einzelnen Kriterien zeilenweise ausgelistet sind. Anhand der Einstufungen wird die Leistungsberechtigungsgruppe mathematisch berechnet und als Schlussergebnis ausgegeben.

Betreuungsmaßnahmen im Leistungstyp Wohnen (= stationär) werden im weboffice.sozial automatisch unter Bezug auf die im Hilfeplan (siehe unten) festgelegten Einzelziele ("Eingliederungsziele") dokumentiert: das Tagesdatum ist vorbelegt, aus einer Liste vordefinierter Eingliederungsziele wird der zutreffende Eintrag ausgewählt, und optional können textliche Erläuterungen in beliebiger Ausführlichkeit hinzugefügt werden. Eine chronologische Zusammenstellung der Betreuungsmaßnahmen im Leistungstyp Wohnen kann als Report ausgegeben werden - dies wahlweise für einen bestimmten Zeitraum oder für das Hilfeverhältnis insgesamt. Zur Sicherung der Betreuungsqualität kann eine automatische Warnung aktiviert werden, wenn seit der letzten dokumentierten Betreuungsmaßnahme eine vordefinierte Zeitspanne (z.B. 14 Tage) vergangen ist.

Betreuungsmaßnahmen im Leistungstyp Tagesstruktur (= teilstationär) werden getrennt vom Leistungstyp Wohnen dokumentiert - dies dient der besseren Übersicht über den jeweiligen Betreuungsumfang und den Zielerreichungsgrad bei den festgelegten Hilfezielen. Wie vorstehend für den Leistungstyp Wohnen erläutert, werden auch Betreuungsmaßnahmen der Tagesstruktur immer unter Bezug auf die im Hilfeplan festgelegten Eingliederungsziele dokumentiert. Auch hier lässt sich eine chronologische Zusammenstellung der Betreuungsmaßnahmen als Report ausgegeben werden, und es gibt auch hier eine optionale Warnfunktion wenn der letzte Eintrag länger zurückliegt.

Die Regularien zur Abrechnung stationärer/teilstationärer Betreuungen in der Eingliederungshilfe sind komplex. Z.B. sind Vergütungssätze klientenübergreifend gültig, ändern sich aber in der Regel mit Beginn eines neuen Jahres. Diese Angaben werden beim Kostenträger aktuell und mit ihrer Historie hinterlegt, damit auch Rechnungen zu früheren Abrechnungsmonaten (z.B. Vorjahr) korrekt ausgegeben werden. Eine ganze Reihe weiterer Stellgrößen muss bei den einzelnen Klienten hinterlegt werden. Dazu dient der Arbeitsbereich Einstellungen für die Abrechnung. Hier werden - jeweils mit Historie - folgende Angaben verwaltet:

• Leistungsberechtigungsgruppe (LBGR 1, 2 oder 3)
• Abrechnungsmodus (Aufteilung der Kosten für Unterkunft und Verpflegung zwischen Klient und Kostenträger)
• Entgelt für die Unterkunft
• Entgelt für die Verpflegung
• Abschlagshöhe bei Selbstzahlern
• Barbetrag, ggf. minus Darlehenstilgung
• ggf. Zuschlag zum Barbetrag für Besitzstandsregelung
• ggf. direkter Kostenträger, wenn abweichend
• Rechnungsadresse Bewohner
• Ort der Unterbringung

Alle Einträge, die sich im Zeitverlauf ändern können, werden mit einem Gültig-ab-Datum eingetragen, so dass vom weboffice.sozial auch Rechnungen für beliebig weit zurückliegende Monate korrekt erstellt werden.

Monatsrechnungen und Jahresübersicht: Die vom weboffice.sozial erstellten Monatsrechnungen umfassen alle vergütungsrelevanten Positionen. Da die monatlichen Beträge im Jahresverlauf zumeist unverändert bleiben, lassen sich Kostenträger in der Regel nur eine exemplarische Rechnung für den Januar ausstellen und nehmen für die Folgemonate - sollte es keine individuellen Änderungen wie Wechsel der LBGR geben - Zahlungen in gleicher Höhe vor. Die Schlussabrechnung erfolgt dann am Jahresende anhand der Jahresübersicht des weboffice.sozial, die alle Vergütungspositionen - ggf. auch deren Änderungen im Jahresverlauf - umfasst und die Gesamtsumme für das Kalenderjahr berechnet.

Das weboffice.sozial Rechnungsmodul unterstützt auch Mahnläufe bezüglich der Abrechnung von Unterkunfts- und Verpflegungskosten mit den Klienten.

FiBu-Ankopplung: Die monatlichen Abschlagszahlungen und die korrespondierenden Zahlungseingänge können in dem vom Kunden benötigten Format aus dem weboffice.sozial exportiert und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Vorranging unterstützt das  DATEV im aktuellen Dateiformat EXTF-700. Für andere, weniger verbreitete FiBu-Systeme können wir das jeweils benötigte Schnittstellen-Format im weboffice bereitstellen.

Die Wichtigen aktuellen Angaben in der Klientendokumentation dienen dem schnellen Zugriff auf häufig benötigte Angaben - vor allem sind dies personenbezogene und Kontaktdaten wie Handy-Nr., Email, Anschrift, Bemerkungen zur Person, Detailangaben zur gesetzlichen Betreuung (Aufgabenkreise) etc.
Weiterhin sind dort die wichtigen Eckdaten zur aktuellen Hilfe zu finden - also Hilfebeginn, Bewilligungsstatus, Bezugsbetreuung und Angaben zum Kostenträger.  
In der Praxis viel genutzt wird ein optisch hervorgehobenes Feld "Wichtiger Hinweis", wo besondere Sachverhalte bzw. im Urlaubs- und Krankheitsfall Hinweise an die Vertretung eingetragen werden können.

Das Klientenstammblatt ist ein pdf-Formular im doppelseitigen A4-Format, das eine Vielzahl wichtiger bzw. häufig benötigter Informationen zum Klienten umfasst. Was bei den Wichtigen aktuellen Angaben eingetragen wird, übernimmt das weboffice.sozial automatisch auch in das Klientenstammblatt, sein Umfang geht aber weit darüber hinaus. Neben den Personendaten enthält es Daten zum Hilfeverhältnis, zur gesundheitlichen Situation, zu verwandtschaftlichen und sonstigen persönlichen Kontakten des Klienten, Adressen von Ärzten und Psychiatern, Krankenversicherung, Bankverbindung, finanzielle Situation und verschiedene weitere Detailinformationen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird weiterhin eine Stammakte für jeden Klienten geführt. Hier kommt das Klientenstammblatt zum Einsatz. Da der Ausdruck auf Mausklick erfolgt, wird es auch bedarfsweise zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.

Im weboffice.sozial Dokumentenspeicher werden alle Arten von Dokumenten verwahrt, die sich auf das Hilfeverhältnis beziehen. Dies können Kopien selbst gestellter Anträge sein, Bescheide von Behörden, diverse Korrespondenz, Ausweiskopien, Erklärungen des Klienten (z.B. Einwilligung in die Datenverarbeitung, Regelungen zum Datenschutz) etc. Der weboffice.sozial Dokumentenspeicher wird in der Praxis sehr viel genutzt - manche Träger halten gar keine papierbasierte Klientenakte mehr vor, sondern speichern hier sämtliche im Hilfeverlauf anfallenden Dokumente.

Die Medikamentenverwaltung ist ein sehr leistungsfähiger Arbeitsbereich zur Verwaltung der aktuellen und historischen Medikation eines Klienten. Er ist prüfsicher konzipiert, erfüllt also die Vorschriften der Heimaufsicht in jeder Hinsicht. Der Arbeitsbereich ist für alle betreuenden Mitarbeiter zur Einsicht zugänglich, eine Bearbeitung ist aber nur für besonders geschultes Personal erlaubt und mit einer entsprechenden Rechteeinschränkung versehen. Die Medikamente selbst werden in einer Stammdaten-Tabelle vorgehalten, die ebenfalls nur durch speziell geschulte Mitarbeiter bearbeitet werden darf.

Der Arbeitsbereich Medikamentenverwaltung ist in vier Teilbereiche gegliedert:

• Medikation mit der Auflistung aller verordneten Medikamente
• Kurzmedikation
• Injektionen
• Bedarfsmedikamente

Der Hauptbereich Medikation bietet eine tabellarische Darstellung aller Medikamente, jeweils mit folgenden Detailinformationen:

• Name des Medikaments
• Kategorie des verscheibenden Arztes (Hausarzt, Facharzt, Psychiater etc.)
• Dosierung und Tageszeit der Gabe (morgens, mittags, abends, ggf. nachts)
• verordnender Arzt / Praxis / Institution
• Datum der Verordnung
• Referenz für die Nachbestellung
• Notizen

Wenn sich eine Verordnung ändert, wird die gesamte Medikation vom weboffice.sozial archiviert und eine Kopie mit Gültigkeit ab des Datums der neuen Verordnung angelegt, die dann entsprechend aktualisiert wird. Alle historischen Medikationen bleiben erhalten und sich jederzeit abrufbar.

Gleiches gilt für die drei weiteren Bereiche der Kurzmedikation, Injektionen und Bedarfsmedikamente. Bei jeder Änderung wird vom weboffice.sozial der vorherige Stand archiviert und ein neuer Datensatz mit Gültigkeit ab dem Änderungsdatum angelegt.

Die gesamte aktuell gültige Medikation eines Klienten - einschließlich der Kurzmedikation, Injektionen und Bedarfsmedikamente kann als Report zur Medikation im Excel-Format oder als druckfertiges pdf ausgegeben werden. Bei Arztbesuchen des Klienten oder einer stationären Aufnahme führt der Betreuer stets den ausgedruckten Report mit der aktuellen Gesamtmedikation mit sich.

Der Pflegebedarf ist en weiterer sehr leistungsfähiger Arbeitsbereich des  im Bereich der stationären/teilstationären Betreuung nach SGB-IX. Anhand eines von besonders geschulten Mitarbeitern erstellten und fortgeschriebenen Gesamtkatalogs pflegerischer Maßnahmen werden einzelne Pflegemaßnahmen gemäß dem individuellen Bedarf des Klienten definiert und jeweils der Anwendungsturnus festgelegt (täglich / werktäglich / morgens / mittags / abends etc.).

Im Tagesjournal der Einrichtung gibt es eine spezielle Sektion für Pflegemaßnahmen. Das weboffice.sozial wertet um Mitternacht die Gesamtheit der für alle Klienten definierten Pflegemaßnahmen aus und erstellt für den kommenden Tag entsprechende Einträge. Bei Erledigung einer Maßnahme wird dies vom durchführenden Personal im Journal quittiert (abgehakt). Kommt es zu Verweigerungen durch einzelne Klienten, kann dies ebenfalls protokolliert werden. Nach Tagesablauf nicht erledigte Pflegemaßnahmen bekommen einen optisch hervorgehobenen Warnstatus und sind auch an den Folgetagen noch einsehbar bzw. kann die Erledigung auch noch nachträglich quittiert werden.

Ein wichtiger Bestandteil der Klientendokumentation sind Einträge im Tagesjournal der Einrichtung, die sich auf den betreffenden Klienten beziehen. Alle Journaleinträge können - müssen aber nicht - einzelnen oder mehreren Klienten per Mausklick zugeordnet werden. Journaleinträge, die solch eine Referenz auf einen Klienten enthalten, erscheinen automatisch in der betreffenden Klientendokumentation. Dort können die Journaleinträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Das Tagesjournal ist also nicht nur ein effizientes, täglich vielfach genutztes Medium zur Informationsweitergabe und Nachverfolgung, es generiert als "Nebeneffekt" Einträge in den Klientendokumentationen, ohne dass dies von den Betreuern als ein extra Arbeitsschritt wahrgenommen würde. Die chronologische Zusammenstellung von Journaleinträgen für einen Klienten hat sich in der Praxis als aussagekräftig bezüglich des Betreuungsverlaufs erwiesen.

Für Klienten der Eingliederungshilfe gibt es im Tagesjournal der Einrichtung einen Bereich Gesundheit. Die Einträge dort beziehen sich jeweils auf einzelne Klienten. In vier Abschnitten werden die Messungen von Vitalfunktionen protokolliert, Arztbesuche eingetragen und turnusmäßige Injektionen sowie bedarfsweise Medikamentengaben registriert. All diese Einträge erscheinen automatisch auch in der jeweiligen Klientendokumentation. Dort können die Einträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Diese im weboffice.sozial als Gesundheitsjournal bezeichneten Berichte werden z.B. anlässlich von Arztbesuchen ausgedruckt und mitgenommen. Insgesamt sind sie ein wichtiges Element der Qualitätssicherung in der medizinischen Betreuung.

Abwesenheitszeiten des Klienten sind wegen des an den betreffenden Tagen reduzierten Vergütungssatzes ("Platzgeldtagessatz") für die Abrechnung relevant und müssen fortlaufend dokumentiert werden. Die Information über aktuell abwesende Klienten ist aber auch für den Betrieb der Einrichtung insgesamt wichtig. Daher wird eine tagesaktuelle Liste abwesender Klienten im Einrichtungsjournal angezeigt.
Beim Eintrag einer Abwesenheit in der Klientendokumentation kann das Rückkehrdatum ggf. offengelassen werden. Es ist ein Grund der Abwesenheit auszuwählen, und optional können Bemerkungen hinzugefügt werden. Bei Klinik- und Reha-Aufenthalten können zusätzlich das Haus und Station eingetragen werden. Eingetragene Abwesenheitszeiten werden vom weboffice.sozial sowohl bei der Monatsrechnung, als auch bei der Jahresübersicht automatisch durch eine reduzierte Vergütung gemäß dem Platzgeldtagessatz berücksichtigt.

Bei stationären/teilstationären Hilfen kommt dem Gesamtplan eine zentrale Stellung bei der Planung der erforderlichen Betreuungsmaßnahmen zu. Er setzt sich aus dem Hilfeplan, seinen Fortschreibungen und einem Abschlussbericht zusammen. Das Hilfeplan-Konzept wurde von uns kooperativ mit leitend tätigen Sozialpädagogen entwickelt. Im weboffice.sozial wird Wert die Formulierung individueller Zielsetzungen gelegt. Zugleich wird der Benutzer bei der Definition und späteren Weiterverfolgung dieser Ziele praxisgerecht unterstützt. 
Dieses Hilfeplanverfahren ist ein Leistungsschwerpunkt des weboffice.sozial. Für die verschiedenen Lebensbereiche wie Wohnen, Gesundheit, Arbeit, Soziale Kontakte etc. legt der Betreuer konkrete Einzelhilfeziele fest, die im Betreuungsverlauf - ggf. über mehrere Fortschreibungsstufen hinweg - weiterverfolgt werden.

Für jedes Einzelhilfeziel (auch Eingliederungsziel genannt) werden im Hilfeplan Maßnahmen im Leistungstyp Wohnen und/oder im Leistungstyp Tagesstruktur festgelegt. Dies hat eine unmittelbare Auswirkung auf die Dokumentation von Betreuungsmaßnahmen (siehe oben), wie folgt: der Eingabe einer Betreuungsmaßnahme werden alle aktuellen Einzelhilfeziele gemäß Hilfeplanverfahren in einer Auswahlliste angeboten, aus der dann das jeweils zutreffende Hilfeziel ausgewählt wird.
Das Besondere: wurden im Hilfeplan bei einem Einzelhilfeziel geplante Maßnahmen nur für die Tagesstruktur festgelegt, dann erscheint dieses Hilfeziel auch nur bei der Dokumentation zur Tagesstruktur in dieser Auswahlliste. Sind im Hilfeplan nur Maßnahmen für den Leistungstyp Wohnen geplant, dann erscheint dieses Hilfeziel entsprechend nur bei der Dokumentation im Bereich Wohnen. Wurden dagegen Maßnahmen für beide Bereiche eingetragen, dann erscheint das Hilfeziel auch bei beiden Leistungstypen in der Auswahlliste.

Der Pflegeplan ist - im Gegensatz zu den konkreten, täglich zu leistenden Pflegemaßnahmen (siehe oben) - eine langfristig angelegte Planung zur Erreichung konkreter Pflegeziele. Er entspricht in seiner Konzeption dem Hilfeplan (siehe vorstehend), bezieht sich aber fachlich auf den Bereich der pflegerischen Maßnahmen. Es werden konkrete Zielstellungen der Pflege formuliert, die bei Fortschreibungen des Pflegeplans wahlweise fortgeführt, angepasst oder beendet werden können.

Nur Niedersachsen: Zur Umsetzung des reformierten Bundesteilhabegesetzes (BTHG) wurden vom niedersächsischen Sozialministerium unter dem Namen B.E.Ni (= Bedarfsermittlung Nieder­sachsen) Vorgaben zur Bedarfsermittlung und Hilfeplanung entwickelt, die ab dem Jahr 2023 für die Eingliederungshilfe verbindlich vorgeschrieben sind. Gemäß diesem Verfahren werden die Hilfeziele – formal hierarchisch gegliedert in Leitziel, Rahmenziele und Ergebnisziele – als Ergebnis der Gesamtplankonferenz unter Federführung des Leistungsträgers festgelegt . Die betreuende Einrichtung bekommt die festgelegten Hilfeziele quasi als "Arbeitsauftrag" auf einem Formularsatz F4 übermittelt. Hier trägt der Leistungserbringer für jedes der vorgegebenen Ergebnisziele seine Maßnahmenplanung ein und übergibt den vollständig ausgefüllten Bogen F4 dem Leistungsberechtigten zur Kenntnis. Wenn der Zeitraum des Verfahrens ausläuft und der Überprüfungstermin näher rückt, erstellt der Leistungserbringer einen ausführlichen Verlaufsbericht und geht detailliert auf die einzelnen Ergebnisziele ein, die in diesem Zeitraum verfolgt wurden. Diese Berichterstattung erfolgt auf dem Formularsatz F5-LE. Er wird an den Leistungsträger zu übermittelt.

Für die Bearbeitung von B.E.Ni F4 und F5-LE bietet das weboffice.sozial spezielle Dialogbereiche, die eine komfortable und rechtskonforme Bearbeitung gewährleisten.

Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial zentral hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. Bei stationär/teilstationären Hilfen werden ca. 25 verschiedene weboffice.sozial-Textvorlagen genutzt. Die Vorlagen können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. In der Regel erledigen wir dies ohne separate Berechnung im Rahmen des regulären Supports. Wenn ein Kunde es wünscht, kann er auch Textvorlagen eigenständig in das weboffice integrieren. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.